I Vordingborg Kommune har vi ofte brug for personlige oplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Men vi bruger kun dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt i forbindelse med kommunens arbejde. Det er vores ansvar at sikre, at du trygt kan overlade dine personoplysninger til os. Det er et ansvar, vi tager alvorligt.
I denne generelle privatlivspolitik for Vordingborg Kommune kan du læse mere om dine personoplysninger og om, hvordan vi bruger dem i vores arbejde som kommunal myndighed.
Formålet
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne yde den bedste mulige service for dig og det din sag drejer sig om. Kommunens afdelinger behandler personoplysninger i større eller mindre grad og vil orientere dig om det på deres særlige områder, hvis behandlingen finder sted.
Kommunens interne informationssikkerhedsregler sikre desuden et passende og tilstrækkelig højt sikkerhedsniveau i kommunen. Dette bidrager til at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed i behandlingen af data. I daglig tale betyder det for dig som borger, at vi sikrer os følgende:
- at kun relevante sagsbehandlere, har adgang til og behandler dine personoplysninger.
- at løbende sikrer os, at de data, vi behandler om dig, er korrekte.
- at vi har adgang til at behandle dine oplysninger i vores it-systemer, når det er nødvendigt for sagsbehandlingen.
Lovgrundlag for behandlingen
Dine personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Grundlaget for at behandle dine personoplysninger er som udgangspunkt følgende bestemmelser:
- databeskyttelsesforordningen,artikel 6, stk. 1, litra e
- databeskyttelsesforordningen,artikel 9, stk. 2, litra f
- databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1
Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.
Kategorier af personoplysninger
Vordingborg Kommune behandler disse kategorier af personoplysninger om dig, når det er nødvendigt for at løse vores opgaver:
Almindelige ikke fortrolige personoplysninger:
- Oplysninger som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på nettet og lignende. Det er oplysninger som fx navn, adresse og telefonnummer.
Almindelige fortrolige personoplysninger:
Oplysninger om:
- sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager,
- kost og institutionsbetegnelse i forbindelse med madudbringning,
- ønsker om institutionstype mv. i forbindelse med ventelister til institutioner,
- eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer i forbindelse med undervisning.
Følsomme personoplysninger:
Oplysninger om:
- racemæssig eller etnisk oprindelse,
- politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning,
- fagforeningsmæssigt tilhørsforhold,
- helbredsforhold, genetiske data og biometriske data,
- seksuelle forhold eller seksuel orientering.
Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og naturligvis kun, når det er lovligt. Vi kan for eksempel overlade persondata til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner.
Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:
- ved høring efter forvaltningsretlige krav,
- ved fremsendelse af en afgørelse, eller
- ved indberetning til andre myndigheder, fx Skat.
I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.
Hvor dine oplysninger stammer fra
Vordingborg Kommune registrerer de modtagne personoplysninger fra flere kilder:
- den enkelte borger, eller andre borgere,
- myndigheder, institutioner og virksomheder, herunder skoler og daginstitutioner,
- kommunens egne medarbejdere, fx parkeringsvagter,
- registre, fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR).
Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.
Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Vordingborg Kommunes behandling af dine oplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Dine rettigheder er:
- Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret) - Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Vordingborg Kommune behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
- Ret til berigtigelse (rettelse) - Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning - I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt, oplysningerne ellers ville blive slettet på, - hvis vi må slette dem
- Ret til begrænsning af behandlingen - Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
- Ret til indsigelse - Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Vordingborg Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Behandlingens varighed
Vordingborg Kommune sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når oplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem. Vi er pligtige til at opbevare journal i mindst 10 år regnet fra den seneste optegnelse i journalen.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside, og læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk
Kontaktoplysninger til Vordingborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan findes på kommunens hjemmeside her. Du er altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.
Vil du klage?
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Vordingborg Kommune behandler dine personoplysninger på. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk